县政府办公室档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强政府办档案工作建设，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及《xx省档案工作条例》，结合政府办工作实际特制订本办法。

第二条 政府办档案工作是做好政府办工作的重要基础工作之一，是衡量政府服务水平和管理水平的一个重要尺度，也是反映和维护全县历史真实面貌的一项重要工作，所以必须把档案纳入政府办整体管理规划，加强对档案工作的领导和管理。政府办各科室应把档案工作纳入本科室的议事日程，纳入管理制度，纳入有关人员的岗位责任制。

第三条 政府办档案是政府领导从事各项工作活动的真实记录和历史凭证。实行集中统一管理，确保档案的齐全、完整、准确、系统、安全，以利开发利用。

第四条 本办法如与上级规定不符，以上级规定为准。

第二章 档案资料室机构及其职责

第五条 根据《档案法》规定，政府办档案资料室隶属县政府办公室领导，应有一位领导主管档案资料工作，设立档案资料室，统管政府办档案工作，各科室应设专人负责本科室档案工作。

第六条 政府办档案资料室的基本职责：

1、贯彻党和国家及上级主管部门有关档案工作的方针政策和法规，规划政府办档案工作。

2、负责制定本单位关于档案工作的计划和规章制度，并监督、指导和检查执行情况。

3、加强档案管理和业务建设，逐步实现档案工作的标准化、规范化、现代化。

4、负责组建政府办档案工作网络，开展业务培训，并指导、督促各科室做好各类文件材料的收集、整理和立卷归档工作。

5、负责收集（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全政府办的各类档案及有关资料。

6、认真搞好档案的编研工作，编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开展档案的利用，为政府领导和各科室的各项工作服务。

7、加强与档案局xx县委办、人大办、政协办等单位之间档案工作的协作和交流，广泛开展档案研究和交流活动。

8、贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案的机密和安全。

第七条 档案资料员的主要职责是：

1、认真学习和宣传贯彻上级关于档案工作的政策、法规。

2、热爱档案工作，努力学习档案业务。

3、负责收集、登记、保管办公室内部各类文件材料。

4、 按归档范围和立卷要求将各科室形成的各类文件进行系统整理、组成保管单位、完成科室立卷任务。

5、按档案统计制度的规定，要做好档案数量统计，借阅及其效果，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。

6、 按归档时间向档案局及时移交完整的档案材料。

7、 向档案局提供档案归档信息和建议。

第三章 档案管理

第八条 政府办在党政管理和其它各项活动中直接形成的具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带、光盘等均属政府办档案，均属归档范围。

第九条 上级机关文件材料应归档的有：

（一）上级机关颁发的需要本级贯彻执行的所有文件材料；

（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊；

（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本；

（四）其他文件材料。

第十条 本级文件材料应归档的有：

（一）颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿；

（二）请示与上级机关的批复文件，各下级或同级单位的请示与本单位的批复文件；

（三）政府、政府办及各科室的工作计划、总结、报告；

（四）召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；

（五）领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与本单位有关的文件材料；

（六）有关领导代表政府对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章；

（七）政府办及各相关科局成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

（八）政府的历史沿革（包括县情简介）、大事记、年鉴，反映本县重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；

（九）政府办及各相关部门干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、抚恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

（十）政府办干部、工人、党员、团员名册、报表；

（十一）政府办干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；

（十二）政府办外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

（十三）政府办解决法律纠纷问题形成的文件材料；

（十四）政府办及相关部门与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（十五）政府办固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；

（十六）政府办购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

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第十一条 文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第十二条 永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料;

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的重要文件材料；

（三）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合同级报表等；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的关于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第十三条 定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、同级报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件的材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第十四条 档案资料室及各科室要建立和完善归档制度，做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，确保党政管理以及各项工作任务完成后，均有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十五条 档案资料室集中统一管理七大类档案，即：党群、行政、 人事、外事、财会、声像、实物类。各科室承办完毕需要经档案资料室检查合格后归档的文件材料，应由兼职档案员按立卷要求整理后成卷，根据七大类档案归档时间要求，及时向档案室移交归档，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续，移交目录一式两份，一份存档案室，一份各资料室留存，以备查找 。

第十六条 凡属应归档的文件材料都是政府办的公有财产，必须按规定向档案室移交，任何部门和个人不得拒交或擅自损毁属于归档范围的材料，违者要追究科室负责人和个人责任。

第十七条 接收的档案应符合下列要求：

1．归档的文件材料必须按归档的要求整理、立卷。

2．归档的文件材料必须齐全完整，文件材料排列顺序：批复在前，请示在后，附件在后；印件在前，原稿在后；定稿在前, 讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

3．归档的文件材料做到纸质优良，装订整齐，禁用圆珠笔、红色墨水或复写纸等书写，以适应永久保存。

4．档案室对从各科室接收进来的文件材料进行必要的加工整理，科学分类、编号和排列，逐步实行档案管理的标准化、规范化，不断提高档案管理水平。

第十八条 利用档案必须遵循以下规定：

1．档案室所保存的档案，主要供政府办各科室利用，一般都在室内查阅，需借出时，要办理外借登记手续，借期一般不得超过一周。红头文件一律不得借出。

2．外单位或个人查阅档案时，应持单位介绍信及个人证件，经主管负责人批准后，方可查阅。

3．凡摘录复制档案，应经有关领导批准，档案管理人员进行认真核对，出具证明，盖章后才能生效，并填写查阅利用档案登记表。

4．如需利用的档案涉及党政机密，须经有关领导批准。

5．利用档案者须对档案的安全、完整负责，不准在文件资料上涂改、剪裁、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件，违反档案利用规定要追究责任。

第十九条 政府办档案工作所需经费单独立项，列入政府办预算，统筹解决。

第二十条 按上级档案部门的要求，合理安排档案库房的建设，库房门窗要坚固，做到防盗、防火、防虫、防尘、防鼠、防潮、防光、防腐蚀、防失密。有计划地配备档案所需要的设备。

第二十一条 政府办机要科对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

第二十二条 档案鉴定工作由秘书科主持，有关部门或科室参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

第二十三条 期限已满的档案材料要经鉴定小组审定，并经有关领导批准后，方可销毁。

第二十四条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。

第二十五条 政府办档案部门应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对档案工作人员，成绩突出的应给予表彰奖励。

第二十六条 对档案工作人员不作为，违反《中华人民共和国档案法》行为的要按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。