“想必您听说过我国有句古话叫做‘好事多磨’，我可要祝福您交好运喏。”办公室主任做着祈祷的手势。
“什么意思？”客人有点好奇不解。
“我不相信迷信，但我却相信‘好事多磨’的话。可不是，您未住进五星级饭店，却能住我们饭店，真使我们感到很荣幸。我店的电梯是日本三菱的，使用七年来，没出过一点故障，今天让您两位受惊了。我想，先生您的生意肯定会谈得很成功。”办公室主任说得象真的一样。
“是吗？”客人的情绪到此时已完全变得正常了。
“当然啦，我国还有一句古语，叫做‘大难不死，必有后福’，虽然电梯出故障，我们要承担责任，但先生小姐有‘后福’我也该祝贺呀。”
“你真会讲话。”客人笑了。“托你的‘口彩’，生意如果谈成功，一定忘不了你。”
“您两位有没有受到了点小伤什么的？”办公室主任关切地询问。
“伤倒没伤着，就是……早餐到现在还没有用呢。”客人似乎没有什么可说的了。
“噢，非常对不起，我耽误你们用餐了。”办公室主任站了起来说：“很抱歉，我还没有自我介绍呢。我是总经理办公室主任，等总经理来了以后再请他拜访您两位。”
“不必了，你的接待使我们很满意，我也不是不愿意付房金，不过碰到这种不顺心的事，在气头上说说而已。”
办公室主任送客人到电梯口，打招呼道别。客人用完早餐一进客房，看到一盆水果和一份总经理签名的道歉信已放在台上。男客人看着信，满面笑容地对女秘书小姐说了些什么。
此案例中，正是由于办公室主任善用沟通技巧，使得问题轻松的解决了，可见办公室工作员工的言语表达能力有多重要。这就要求办公室人员具备良好的语言表达能力，掌握沟通的技巧和说话的艺术。
第一，掌握沟通的技巧。办公室员工说话时应做到：语言真挚动人，具有感染力；使用有意义准确的语言和文字；语言要纯朴；措词恰当，通俗易懂；借用动作、表情来表达情感；尽量使用短句；推论要严密，切忌讲粗话；交谈中的人称要明确；学会聆听，对方讲话时不要插嘴，少讲多听等等。
第二，掌握说话的艺术。说话是一门艺术，办公室人员不仅要能说，而且要“会说”，要善于言辞，善于化解分歧和矛盾，注意把握好说话的尺度，做到该说的说，不该说的不说。
四、要具有较好的时间管理能力
办公室从某种意义上看就似企业行政系统的“司令部”，是领导指挥全局和推动各职能部门以及下属单位工作正常运转的纽带，是沟通上下、衔接左右、联系内外的桥梁。同时，办公室又好比一个单位的后勤部，承担着公文处理、会议管理、信息处理、印章管理、信访工作、机要保密工作、公关接待工作以及领导临时交办的工作等日常工作。办公室的工作量之大，事务之多可想而知。但办公室的一项重要责任就是节省上司的时间，保证上司高效率的工作。面对这些林林总总，繁杂琐碎的工作，工作中要服从上司要求，完成上司交办的工作，工作无论理解还是不理解都要按照要求完成，不能只考虑完成自己已制定的小计划而贻误上司的工作和整个组织的大事。有效利用时间，事半功倍。时间既是一个常数，公平地分配给每一个人，又是一个变数，善用则多，妄用则少。珍惜时间，一分钟劳动就有一分钟成果。为了有效利用工作时间，办公室人员应该：
（一）、明确自己的工作任务和职责。你必须非常的清楚上司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你自己完成；哪些工作应协助他人做；哪些工作部参与。
（二）、要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。
（三）、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项完成任务，而不是机械的来一件事干一件事。
（四）、巧妙的运用一些方法，合理分配精力，精明的利用时间，以提高效率。如有些时候可以合并同类任务，集中起来专心致志一次完成，避免多次重复。
（五）、使用办公辅助手段帮助组织工作。包括工作日志、时间表、计划表、日程安排或印制好的“效率手册”等，在上面编制日安排和周计划，帮助个人管理时间，使工作有条不紊。那些非常规的、重要的、紧急的或定时的工作，应在计划表中明显标注，以引起自己的注意，使那些无论如何要完成的事绝不留到下一天。
（六）、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。工作时，应考虑到你只是团队中的一员，应考虑你周围上下左右的同事们，特别是有些工作要相互接受和转交，要尽量在自己的范畴内多做些，给他人以方便。能与同事们协调你的工作，团队的工作效率才会提高。
（七）、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作。例如公司要求在当天对某个请示进行批复，这就严格执行，安排进自己的计划。
（八）、应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪费了时间，有哪些做法给他人带来不便，从而得到启发，继续改进。
五、要具有较好的学习能力
“问渠那得清如许，为有源头活水来。”不断学习和总结前人的经验是人类社会得以进步、发展的前提。“未来最可靠的竞争优势就是克服各种学习障碍去有效地学习，学习政治理论、学习办公业务，学习前人、别人的思想和经验，丰富我们的思维”。在信息化的时代背景下，办公室工作对工作人员的学习能力提出了更高的要求，办公室工作人员不仅要学习好办公室业务知识，而且要提高政治素养，掌握社会政治经济动态，掌握各种信息，培养思想的远见性和预见性，为领导决策服务，做好领导的参谋。
（一）、学习理论政策，提高政策理论水平：要认真学习党的理论知识，学习国家和行业的重大方针、政策，不断提高政治觉悟和理论水平，以科学的发展观指导工作。
（二）、学习专业知识：当今社会信息发达，知识更新急剧加快，专业知识是我们胜任工作的要求，只有通过勤奋学习，特别是写作、信息化办公等方面的专业知识的学习，才能不断积累新知识，丰富新理念，拓宽新思路，富有创造性，适应新形势下企业快速发展的需要。
（三）、刻苦钻研业务：了解掌握信息、调研、文书、信访、档案、行政管理等方面的业务知识和办公自动化系统等新办公手段；同时，要致力提高科学办事和综合协调能力，学用结合、学以致用，增强知识素养，提高综合素质。
办公室人员要通过不懈地学习和积累，通过系统的学理论、学政策、学知识、学业务，不断提高工作的系统性、预见性和创造性，使自身作风优良，业务精通，知行结合，学用相长，不断适应企业发展的需要。
六、要具有创新能力
“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”为适应新形势,实现办公室职能转变和工作创新是办公室工作的需要, 更是企业发展的需要。创新既是一种思想观念、思想方法，更是一种精神状态。办公室人员只有具备创新能力，才能适应时代的要求，适应企业发展的需要。
“创新就是要不断解放思想，实事求是，与时俱进。实践没有止境，创新也没有止境。”办公室作为一个单位的神经中枢，起着沟通上下，联系左右，协调内外的重要作用。要做好办公室工作，就必须有创新的工作思路、创新的工作措施，加强学习，创新工作思路，增强创新能力。
（一）、拓展创新思维。创新思维是创新能力的核心，有新思路才能有出路，创新思维是创新的前提，办公室人员想要在工作中不断创新，就要不断拓展自己的创新思路，拓展自己的思维。要敢于打破已有的经验，反对经验主义，摒弃古板的工作作风，用灵活、创新的思想引导自己的工作。另外，创新是一个不断学习的过程，创新的基础在于有效的学习和知识的积累及运用。要提高创新思维能力，就是要解放思想，胸怀全局，勤于思考，勇于实践。办公室人员要提高自己的创新能力，就要通过不断的学习来提高自己的精神境界，丰富自己的思维，改变自己的知识结构，增强自己的各种技能，同时要勤于思考，勇于实践，从而实现工作上的不断创新。
（二）、敢于尝试，敢为人先。创新是在没有任何经验和前例的条件下进行的。因此，办公室人员要想创新，就要有“凿空”精神，敢于尝试，敢作敢当；想别人所不敢想，做别人所不敢做。只有这样，才能在实践中不断创新，在工作中不断提高自己的创新能力。
总之办公室是一个协调部门、参谋部门、服务部门，是企业正常运行的中枢机构及纽带。在企业管理中，办公室的最大作用和功能是保持各部门之间、本单位和上级主管部门、业务相关单位之间的动态平衡。办公室人员唯有掌握工作技能，提高各项能力素质，加强学习，不断创新，以高度敬业的精神为企业服务，才能适应新形势的需求，为企业的发展作出新的更大的贡献。
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