《秘书学》思考题二：秘书活动的专项实务

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2、  秘书起草管理文本有些什么特点？

3、  行政公文在管理系统中行走的一般程序是什么？



参考答案



1、秘书的撰写活动就是将决策团体的管理思想组织成书面形式的过程，其功能主要表现在三个方面：①、以书面形式实现信息沟通，保证文本信息的流传面、可*性、准确性，以及内涵度；②、在组织文字信息的过程中渗透参谋功能，将决策团体的思想条理化，意图具体化，目标肯定化，意向层次化，使决策者的管理思想转化为具体的程序、环节和措施，同时秘书可以利用自身的知识素质拾遗补缺，调整取舍，修正润饰；③、为组织运转提供效率基础，组织的任何一个管理行为都是以“思想动意——文稿撰拟”为发端，而合理、科学的文字表达能为机构高效运转提供前提。



2、秘书文本起草活动的特点是：①、明确的实用目的。它为具体的决策事项写作，为管理行为提供指证、设计方式、明确标准；②、有具体的读者对象。秘书的文本撰制将根据决策和管理的范围限制读者对象，不同的对象层次有不同的行文方式和表达风格。③、有确定的思想内容。秘书起草的文本，其主题思想是由决策集团事先讨论确定的，表现出奉命写作、主题先行的特征，文本表达拒绝秘书个人的思想意愿。④、有固定的文本格式。秘书起草的文本必须遵循约定俗成的文本格式，不能随意更改，而且要使用大众化的、稳定的文字形态；

⑤、庄重朴实的文字风格。文本必须按类使用特定的“称谓、开首、请示、询问、表态、结论”等专用语，行文要避免过分修饰。

3、行政公文书管理的一般程序是：

    交拟——撰写——核稿——签发——编号——印制

    登记——封发——传递——收启——登记——拟办

    批办——承办——催办——注办——立卷——销毁